Zásady zpracování osobních údajů pro zákazníky Vehix s.r.o.
Společnost Vehix s.r.o., IČ: 17176778, se sídlem Hládkov 920/12, Střešovice, 169 00 Praha, jakožto správce osobních údajů (dále také jen „Správce“) přijala tyto Zásady zpracování osobních údajů (dále jen „Zásady“) za účelem poskytnutí informací o způsobu a rozsahu zpracování osobních údajů Správcem při poskytování služeb Správce, prodeji zboží v provozovnách Správce i prostřednictvím e-shopu, při užívání webových stránek Správce a při kontaktech Správce s potenciálními zákazníky. Tyto zásady dále obsahují informace o tom, jaká práva subjektům osobních údajů v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů náleží.
Zásady jsou určené zákazníkům Správce, případně také jejich zástupcům, zájemcům o zboží a služby Správce a návštěvníkům webových stránek Správce, přičemž rozsah zpracovávaných osobních údajů se v konkrétních situacích liší a odpovídá konkrétním vztahům mezi uvedenými osobami a Správcem.
Tyto zásady byly vypracovány v souladu se zákonem č. 110/2019 Sb. o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o ochraně osobních údajů“) a v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR“).
Osobní údaje jsou veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě – subjektu osobních údajů, například její jméno, datum či místo narození, emailová adresa, telefonní číslo, bydliště, síťový identifikátor (cookies) apod.
Zpracování osobních údajů je jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, která je prováděná pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je např. shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení osobních údajů.
Správce může zpracovávat osobní údaje pouze z určitých právních důvodů, a to na základě smlouvy, na základě zákona (uložené právní povinnosti), pokud je zpracování ve veřejném zájmu nebo je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby, na základě oprávněných zájmů Správce nebo třetí strany, anebo na základě souhlasu subjektu údajů.
Rozsah zpracovávaných údajů závisí na účelu, resp. právním důvodu zpracování.
V některých případech Správce v souvislosti se svou podnikatelskou činností využívá služby jiných subjektů, které pro Správce mohou mimo jiné i zpracovávat osobní údaje předané Správcem. Takové subjekty pak mají postavení zpracovatelů osobních údajů, mají se Správcem uzavřenou smlouvu o ochraně a zpracování osobních údajů a zpracovávají osobní údaje pouze na základě pokynů Správce a za dodržení přísných podmínek ochrany a zabezpečení osobních údajů. Například se jedná o správce IT systémů, správce webu, účetní, advokáty, auditory, marketingové agentury apod.
V rámci plnění svých zákonných povinností pak Správce předává osobní údaje orgánům veřejné moci (např. soudům, orgánům činným v trestním řízení, správním orgánům apod.), a to v nezbytném rozsahu a v mezích zákona.
Právní základ a účel a zpracování osobních údajů:
Kategorie zpracovávaných osobních údajů: veškeré osobní údaje, které subjekt osobních údajů Správci v rámci poptávky/objednávky sám sdělí – jedná se zejména o identifikační údaje (jméno, příjmení, identifikační číslo) a kontaktní údaje (telefonní číslo, e-mailová adresa).
Způsob zpracování osobních údajů: osobní údaje jsou zpracovávány manuálně i automatizovaně v elektronických informačních systémech, a to v elektronické nebo listinné podobě, vždy při vysokém technickém, organizačním a personálním zabezpečení v souladu s právními předpisy.
Doba zpracování osobních údajů: po dobu nezbytně nutnou k realizaci zákaznické poptávky/objednávky, tj. do doby uzavření smlouvy se subjektem údajů nebo v případě, že smlouva nebude následně se subjektem údajů uzavřena, tak po dobu 1 měsíce od doručení poptávky/objednávky Správci, v případě telefonické objednávky jsou záznamy hovorů uchovávány po dobu 180 dnů.
Zpracovatelé, příjemci a další subjekty, kterým mohou být osobní údaje poskytnuty: Osobní údaje mohou být poskytnuty provozovateli informačního systému a IT systému Správce, provozovateli webu, auditorům a advokátům Správce. Na vyžádání mohou být osobní údaje poskytnuty orgánům veřejné moci (např. soudům, orgánům činným v trestním řízení, správním orgánům apod.), a to v nezbytném rozsahu a v mezích zákona. Osobní údaje nebudou Správcem předávány do třetích zemí.
Právní základ a účel a zpracování osobních údajů:
Kategorie zpracovávaných osobních údajů: osobní údaje, které Správce od subjektu údajů získá v rámci objednávky – jedná se zejména o identifikační údaje (jméno, příjmení, identifikační číslo) a kontaktní údaje (telefonní číslo, e-mailová adresa).
Způsob zpracování osobních údajů: osobní údaje jsou zpracovávány manuálně i automatizovaně v elektronických informačních systémech, a to v elektronické nebo listinné podobě, vždy při vysokém technickém, organizačním a personálním zabezpečení v souladu s právními předpisy.
Doba zpracování osobních údajů: po dobu nezbytně nutnou k realizaci zákaznické objednávky, tj. do doby uzavření smlouvy se subjektem údajů nebo v případě, že smlouva nebude následně se subjektem údajů uzavřena, tak po dobu 1 měsíce od doručení objednávky Správci.
Zpracovatelé, příjemci a další subjekty, kterým mohou být osobní údaje poskytnuty: Osobní údaje mohou být poskytnuty provozovateli informačního systému a IT systému Správce, provozovateli webu správce, auditorům a advokátům Správce. Na vyžádání mohou být osobní údaje poskytnuty orgánům veřejné moci (např. soudům, orgánům činným v trestním řízení, správním orgánům apod.), a to v nezbytném rozsahu a v mezích zákona. Osobní údaje nebudou Správcem předávány do třetích zemí.
Právní základ a účel a zpracování osobních údajů:
Kategorie zpracovávaných osobních údajů: obrazový kamerový záznam zachycující podobu subjektu údajů.
Způsob zpracování osobních údajů: v provozovnách Správce je instalován kamerový systém, který umožňuje pořizovat a uchovávat obrazové záznamy ze sledovaných prostor provozoven, a to včetně obrazového záznamu zachycujícího podobu fyzických osob nacházejících se ve sledovaných prostorách provozoven. Záznamy osahující osobní údaje jsou kontinuálně ukládány na úložišti dat, které je umístěno v samostatné zabezpečené místnosti. Prostory monitorované kamerovým systémem jsou označeny informačními tabulkami informujícími o monitoringu prostor kamerovým systémem.
Doba zpracování osobních údajů: záznamy z kamerového systému jsou uchovávány na úložišti dat po dobu 5 dnů, poté jsou automaticky smazány. Záznamy budou Správcem uchovány na úložišti dat po dobu delší 5 dnů pouze v případě, že jejich uchování bude třeba pro splnění účelu zpracování osobních údajů v případě, kdy bude třeba incident zaznamenaný kamerovým systémem prošetřit z důvodu existence podezření z trestné činnosti, přestupku, vzniku škody na majetku, či vzniku nemajetkové újmy na životě a zdraví v monitorovaných prostorách.
Zpracovatelé, příjemci a další subjekty, kterým mohou být osobní údaje poskytnuty: Osobní údaje mohou být poskytnuty provozovateli informačního systému a IT systému Správce. Na vyžádání mohou být osobní údaje poskytnuty orgánům veřejné moci (např. soudům, orgánům činným v trestním řízení, správním orgánům apod.), a to v nezbytném rozsahu a v mezích zákona. Osobní údaje nebudou Správcem předávány do třetích zemí.
Právní základ a účel zpracování osobních údajů:
Kategorie zpracovávaných osobních údajů: osobní údaje, které Správce od subjektu údajů získá v rámci jednání o uzavření Smlouvy, při samotném uzavření Smlouvy anebo na základě informací a dokumentů poskytnutých subjektem údajů v souvislosti s plněním Smlouvy – jedná se zejména o identifikační údaje (jméno, příjmení, titul, datum narození, adresa trvalého pobytu, identifikační číslo, daňové identifikační číslo, obchodní firma) a kontaktní údaje (kontaktní adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa), bankovní účet, podpis či dynamický biometrický podpis, v případě nájemních smluv i údaje o řidičském průkazu a orgánu, který jej vydal.
Způsob zpracování osobních údajů: osobní údaje jsou zpracovávány manuálně i automatizovaně v elektronických informačních systémech, a to v elektronické nebo listinné podobě, vždy při vysokém technickém, organizačním a personálním zabezpečení v souladu s právními předpisy. Pokud bude smlouva podepsána dynamickým biometrickým podpisem, nebude ze strany Správce docházet k automatickému zpracování biometrických dat. Biometrické údaje mohou být zpřístupněny pouze na základě klíče, kterým byly zašifrovány, a to pouze při dokazování v rámci soudního sporu, kdy mohou být předány soudnímu znalci za účelem ověření pravosti podpisu.
Doba zpracování osobních údajů:
Zpracovatelé, příjemci a další subjekty, kterým mohou být osobní údaje poskytnuty: Osobní údaje mohou být poskytnuty provozovateli informačního systému a IT systému Správce, účetním, auditorům a advokátům Správce. Na vyžádání, nebo pokud to bude nezbytné z důvodu ochrany oprávněných zájmů Správce, mohou být osobní údaje poskytnuty orgánům veřejné moci (např. soudům, orgánům činným v trestním řízení, správním orgánům apod.), a to v nezbytném rozsahu a v mezích zákona. Osobní údaje nebudou Správcem předávány do třetích zemí.
Právní základ a účel zpracování osobních údajů:
Kategorie zpracovávaných osobních údajů: veškeré osobní údaje uvedené na plné moci pro Správce od subjektu údajů, osobní údaje uvedené na kopii dokladu totožnosti (občanský průkaz, cestovní pas, povolení k trvalému nebo jinému pobytu), osobní údaje uvedené na výpisech z veřejných rejstříků či na oprávněních k podnikání (např. obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, živnostenský list), osobní údaje uvedené na osvědčení o registraci vozidla – část I., osvědčení o registraci vozidla – část II., a dále veškeré osobní údaje uvedené na dokumentech, které při plnění služeb vznikly nebo byly vytvořeny.
Způsob zpracování osobních údajů: osobní údaje jsou zpracovávány manuálně v listinné podobě, vždy při vysokém technickém, organizačním a personálním zabezpečení v souladu s právními předpisy.
Doba zpracování osobních údajů: do provedení zápisu změny v registru silničních vozidel a v technickém průkazu vozidla. Nejpozději do 10 pracovních dnů po provedení zápisu změny v registru silničních vozidel a v technickém průkazu vozidla nebo v případě odvolání souhlasu před provedením zápisu změny v registru silničních vozidel a v technickém průkazu nejpozději do 10 pracovních dnů po odvolání souhlasu subjektem údajů, bude kopie dokladu Správcem i zpracovatelem uvedeným níže skartována.
Zpracovatelé, příjemci a další subjekty, kterým mohou být osobní údaje poskytnuty: Magistrátu hl.m. Prahy – pracovišti registru vozidel, resp. jinému obecnímu úřadu obce s rozšířenou působností zapisujícímu údaje do registru vozidel. Na vyžádání mohou být osobní údaje poskytnuty orgánům veřejné moci (např. soudům, orgánům činným v trestním řízení, správním orgánům apod.), a to v nezbytném rozsahu a v mezích zákona.
Právní základ a účel zpracování osobních údajů: oprávněný zájem správce – oslovování formou emailu či textové zprávy s nabídkou obdobných produktů a služeb Správce, a to na emailovou adresu či telefonní číslo subjektu údajů, které Správce získal v souvislosti s prodejem zboží a služeb subjektu údajů.
Způsob zpracování osobních údajů: osobní údaje jsou zpracovávány manuálně i automatizovaně v elektronických informačních systémech, a to v elektronické nebo listinné podobě, vždy při vysokém technickém, organizačním a personálním zabezpečení v souladu s právními předpisy.
Kategorie zpracovávaných osobních údajů: identifikační údaje (jméno, příjmení) a kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo), údaje o doposud zakoupeném zboží a službách Správce.
Doba zpracování osobních údajů: do doby odmítnutí zasílání nabídek, na což bude subjekt osobních údajů v každé zaslané nabídce výslovně upozorněn.
Zpracovatelé, příjemci a další subjekty, kterým mohou být osobní údaje poskytnuty: Na vyžádání mohou být osobní údaje poskytnuty orgánům veřejné moci (např. soudům, orgánům činným v trestním řízení, správním orgánům apod.), a to v nezbytném rozsahu a v mezích zákona. Osobní údaje nebudou Správcem předávány do třetích zemí.
Právní základ a účel zpracování osobních údajů: souhlas subjektu osobních údajů – oslovování formou emailu nebo poštou s nabídkou produktů a služeb Správce; informování emailem nebo poštou o nových produktech službách, akcích, soutěžích a odebírání novinek; provádění telefonických marketingových studií za účelem zjištění spokojenosti zákazníků a zdokonalení nabízených produktů a služeb a dalšího rozvoje péče o zákazníka.
Způsob zpracování osobních údajů: osobní údaje jsou zpracovávány manuálně i automatizovaně v elektronických informačních systémech, a to v elektronické nebo listinné podobě, vždy při vysokém technickém, organizačním a personálním zabezpečení v souladu s právními předpisy.
Kategorie zpracovávaných osobních údajů: identifikační údaje (jméno, příjmení, titul, datum narození, adresa trvalého pobytu) a kontaktní údaje (kontaktní adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa).
Doba zpracování osobních údajů: do odvolání souhlasu, maximálně však po dobu 5 let od udělení souhlasu.
Zpracovatelé, příjemci a další subjekty, kterým mohou být osobní údaje poskytnuty: Osobní údaje mohou být poskytnuty pověřeným marketingovým agenturám, které budou zpracovávat osobní údaje pro Správce. Na vyžádání mohou být osobní údaje poskytnuty orgánům veřejné moci (např. soudům, orgánům činným v trestním řízení, správním orgánům apod.), a to v nezbytném rozsahu a v mezích zákona. Osobní údaje nebudou Správcem předávány do třetích zemí.
Právní základ a účel zpracování osobních údajů: souhlas subjektu údajů – vedení databáze členů věrnostního programu a poskytování odměn členům věrnostního programu.
Kategorie zpracovávaných osobních údajů: identifikační údaje (jméno, příjmení) a kontaktní údaje (telefonní číslo, e-mailová adresa), údaje o obchodních transakcích a bodech na bodovém účtu.
Způsob zpracování osobních údajů: osobní údaje jsou zpracovávány manuálně i automatizovaně v elektronických informačních systémech, a to v elektronické nebo listinné podobě, vždy při vysokém technickém, organizačním a personálním zabezpečení v souladu s právními předpisy.
Doba zpracování osobních údajů: do odvolání souhlasu, maximálně však po dobu 5 let od udělení souhlasu.
Zpracovatelé, příjemci a další subjekty, kterým mohou být osobní údaje poskytnuty: Osobní údaje mohou být poskytnuty pověřeným marketingovým agenturám, které budou zpracovávat osobní údaje pro Správce, provozovateli informačního systému a IT systému Správce. Na vyžádání mohou být osobní údaje poskytnuty orgánům veřejné moci (např. soudům, orgánům činným v trestním řízení, správním orgánům apod.), a to v nezbytném rozsahu a v mezích zákona. Osobní údaje nebudou Správcem předávány do třetích zemí.
cookies jsou malé textové soubory obsahující zanedbatelné množství informací (písmena a číslice), které se ukládají do zařízení subjektů údajů při návštěvě webové stránky Správce, a které umožňují webovým stránkám rozeznat webový prohlížeč nebo zařízení, které subjekt údajů používá.
Právní základ a účel zpracování osobních údajů:
Způsob zpracování osobních údajů: osobní údaje jsou zpracovávány automatizovaně v elektronických informačních systémech, a to v elektronické podobě, vždy při vysokém technickém, organizačním a personálním zabezpečení v souladu s právními předpisy.
Kategorie zpracovávaných osobních údajů: identifikační údaje, IP adresa, typ prohlížeče, operační systém, odkazující URL, informace o aktivitách na webových stránkách, data a časy návštěv, druh zařízení.
Doba zpracování osobních údajů: cookies mohou být v počítači či jiném koncovém zařízení subjektu údajů uloženy:
Zpracovatelé, příjemci a další subjekty, kterým mohou být osobní údaje poskytnuty: Osobní údaje mohou být poskytnuty provozovateli informačního systému a IT systému Správce, provozovateli webu správce, poskytovatelům měřících kódů Google apod. Na vyžádání mohou být osobní údaje poskytnuty orgánům veřejné moci (např. soudům, orgánům činným v trestním řízení, správním orgánům apod.), a to v nezbytném rozsahu a v mezích zákona. Osobní údaje nebudou Správcem předávány do třetích zemí.
v případě, že si subjekt údajů přeje odmítnout nebo odstranit všechny soubory cookies, může to provést v nastavení svého prohlížeče; odmítnutí souborů cookies však bude mít negativní vliv na použitelnost webových stránek.
V případě, že je zpracování osobních údajů založeno na souhlasu subjektu údajů dále také:
Výše uvedená práva je možné uplatnit prostřednictvím emailové adresy Správce servis@vehix.cz , poštou na provozovnu Správce U Michelského lesa 1267, 140 00, Praha 4, případně telefonicky u kontaktní osoby pro agendu ochrany osobních údajů na tel. +420 739 299 662.
Tyto Zásady nabývají účinnosti dne 3. 3. 2026.
VEHIX s.r.o.